tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste

 

Voimaantulopäivä: 05.11.2025 Viimeksi päivitetty: 05.11.2025

1. Johdanto ja Rekisterinpitäjä

 

Scene ry järjestää Overclock LAN -tapahtuman (”Tapahtuma”) ja olemme sitoutuneet henkilötietojesi suojaamiseen GDPR:n mukaisesti.

Tämä käytäntö selittää, miten keräämme, käytämme ja käsittelemme osallistujien, kävijöiden ja verkkosivujen vierailijoiden (rekisteröityjen) henkilötietoja.

Rekisterinpitäjän tiedot:

  • Nimi: Scene ry
  • Osoite: Humalistonkatu 8
  • Sähköposti tietosuojakyselyihin: hallitus@scene.fi

 

2. Keräämämme henkilötiedot

 

Keräämme ja käsittelemme henkilötietojasi seuraavissa luokissa:

  • Rekisteröintitiedot:
    • Nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero.
    • Syntymäaika (ikärajoja tai kilpailusarjoja varten).
    • Hätäyhteystiedot.
  • Maksutiedot:
  • Tapahtumaosallistumistiedot:
    • Istumapaikan numero (jos varattu).
    • Joukkueen nimi (jos sovellettavissa).
    • Turnausosallistumisen tiedot.
    • Ruokavaliovaatimukset (jos tarjoamme catering-palveluita).
  • Verkkosivu-/Tekniset tiedot:
    • IP-osoite, selaimen tyyppi ja käyttöjärjestelmä.
    • Evästeiden tai analytiikan kautta kerätyt tiedot (katso kohta 4).
  • Mediatiedot:
    • Tapahtumassa otetut valokuvat ja videokuva.

 

3. Henkilötietojen Käsittelyn Tarkoitukset ja Oikeusperusteet

 

Käsittelemme henkilötietojasi seuraavin perustein:

 

A. Sopimusvelvoite (GDPR 6(1)(b) artikla)

 

Käsittely on välttämätöntä sopimuksen täytäntöön panemiseksi:

  • Tarkoitukset: Lippujen myynnin ja rekisteröinnin käsittely, istumapaikan varaaminen, turnausosallistumisen hallinta ja välttämättömien palveluiden tarjoaminen Tapahtuman aikana.

 

B. Oikeutettu Etu (GDPR 6(1)(f) artikla)

 

Käsittely on välttämätöntä meidän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi:

  • Tarkoitukset:
    • Tapahtuman turvallisuus: Hätäyhteystietojen käyttö turvallisuuden varmistamiseksi.
    • Välttämätön viestintä: Tärkeiden, ei-markkinointiin liittyvien tapahtumainfojen (esim. aikataulut, säännöt) lähettäminen sähköpostitse.
    • Tapahtuman promotointi (Media): Valokuvien ja videoiden ottaminen julkisilla alueilla Tapahtuman mainostamiseksi (katso lisätiedot kohdasta 3.4).
    • Sisäinen analytiikka: Verkkosivun käytön analysointi palveluidemme parantamiseksi.

 

C. Suostumus (GDPR 6(1)(a) artikla)

 

Käsittelemme tietoja vain, jos olet antanut siihen vapaaehtoisen suostumuksen:

  • Tarkoitukset:
    • Markkinointiviestintä: Sähköpostimarkkinoinnin lähettäminen tulevista tapahtumista. (Vaatii aina erillisen, nimenomaisen suostumuksen.)
    • Erityinen jakaminen: Tietojen jakaminen tietyille yhteistyökumppaneille/sponsoreille (esim. palkintoarvontaa varten), jos olet antanut nimenomaisen suostumuksen tähän jakamiseen.

 

D. Media & Valokuvaus

 

  • Hyödynnämme Oikeutettua etua ottaaksemme valokuvia ja videoita Tapahtuman yleisillä alueilla promotarkoituksiin.
  • Jos tarvitsemme kuvaa sinusta nimenomaisiin markkinointikampanjoihin, pyydämme sinulta erillisen suostumuksen.
  • Vastustamisoikeus: Jos vastustat kuvaamistasi tai haluat kuvan itsestäsi poistettavan, ota meihin yhteyttä välittömästi.

 

4. Evästeet ja Jakaminen Kolmansien Osapuolten Kanssa

 

 

A. Evästeet

 

  • Käytämme välttämättömiä evästeitä verkkosivuston toiminnan varmistamiseksi (perustuu oikeutettuun etuun).
  • Käytämme analytiikka- tai markkinointievästeitä vain, jos annat siihen nimenomaisen suostumuksen evästebannerin kautta.

 

B. Tietojen Jakaminen

 

Jaamme henkilötietojasi vain, kun se on välttämätöntä Tapahtuman järjestämiseksi, ja varmistamme, että kolmannet osapuolet noudattavat GDPR:ää:

  • Ticketing-/Maksunkäsittelijät: Henkilötiedot ja maksutiedot lipunoston käsittelyyn.
  • Turnausalustat: Nimi ja pelaajatunnus turnausten hallinnointiin.
  • Catering-toimittajat: Ruokavaliovaatimukset ruokapalveluiden tarjoamiseksi.
  • Lakisääteiset vaatimukset: Lainvalvontaviranomaisille tai viranomaisille, jos laki niin vaatii.

 

5. Tietoturva ja Säilytys

 

  • Turvallisuus: Käytämme asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia turvatoimia (mukaan lukien salaus ja pääsynvalvonta) suojellaksemme tietojasi luvattomalta pääsyltä tai vahingolta.
  • Säilytys: Säilytämme henkilötietojasi vain niin kauan kuin on tarpeen käsittelytarkoitusten täyttämiseksi. Yleensä tapahtumiin liittyvät tiedot säilytetään 2 vuotta Tapahtuman jälkeen, minkä jälkeen ne poistetaan turvallisesti tai anonymisoidaan, ellei sinulla ole voimassa olevaa suostumusta markkinointiin.

 

6. Sinun Tietosuojaoikeutesi (GDPR)

 

Sinulla on oikeus käyttää seuraavia oikeuksiasi ottamalla meihin yhteyttä kohdassa 1 ilmoitettuun sähköpostiosoitteeseen:

  • Oikeus saada tietoa: Oikeus tietää, miten tietojasi käytetään.
  • Oikeus päästä tietoihin: Oikeus pyytää kopio hallussamme olevista tiedoista.
  • Oikeus tietojen oikaisemiseen: Oikeus pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen korjaamista.
  • Oikeus tietojen poistamiseen (Oikeus tulla unohdetuksi): Oikeus pyytää tietojesi poistamista tietyin edellytyksin.
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen: Oikeus rajoittaa tietojesi käsittelyä tietyin edellytyksin.
  • Oikeus vastustaa käsittelyä: Oikeus vastustaa käsittelyä, mukaan lukien suoramarkkinointi.
  • Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen: Oikeus saada tietosi siirrettyä toiselle organisaatiolle tai itsellesi tietyin edellytyksin.
  • Oikeus peruuttaa suostumus: Jos käsittely perustuu suostumukseesi, sinulla on oikeus peruuttaa se milloin tahansa.

 

7. Valvontaviranomainen

 

Jos sinulla on valitus henkilötietojesi käsittelystä, sinulla on oikeus tehdä valitus paikalliselle valvontaviranomaiselle.